Para las Organizaciones no gubernamentales (ONGs) el mantener una buena relación con sus donantes en el largo plazo, puede convertirse en un factor crítico que asegure la estabilidad, sostenibilidad y posiblemente el desarrollo profesional de la misma. Las ONGs que crean relaciones a largo plazo con sus donantes se benefician de un “círculo social”, que continuamente comparte información, metodologías y nuevas formas de enfrentar los problemas. Son tantos los beneficios que las ONGs pueden recibir de relaciones duraderas, que posiblemente te asombre lo rápido que pueden hacer que una Organización madure.
De igual manera, es posible que las oportunidades de financiamiento no crezcan a la velocidad que imaginas. Es muy común observar, que en el largo plazo las fundaciones, organismos de cooperación internacional, así como otras fuentes de financiamiento en su mayoría provienen de los mismos actores con los que ya has trabajado. Aunque siempre debes permanecer en la búsqueda de nuevas organizaciones, será muy común que todos los años tengas la oportunidad de trabajar con los que ya existen.
Considerando que probablemente tengas más oportunidades de continuar trabajando con los donantes que ya conoces, aquí, en Chance, te compartimos al menos 7 formas que te permitirán mejorar o mantener una buena relación con tus donatarios.
1. Todos somos socios trabajando para un mismo objetivo, incluyendo al donante.
Suele ser muy común, en especial en la cultura centroamericana, el ver y tratar a nuestros donantes como seres superiores. Solemos actuar y tomar decisiones desde una perspectiva del “rey y el mendigo”; por el simple hecho de que es el donante quien está aportando los recursos financieros al proyecto. Esta actitud, puede afectar la forma en la que pedimos las cosas, como respondemos al donante cuando hay opiniones encontradas, e incluso el fallar en advertir al donante sobre un riesgo crítico que podría afectar la calidad del proyecto.
Es muy importante recordar que todos somos seres humanos, independientemente de para cuál organización trabajemos o el país de origen, y por ello somos dignos de un trato justo y equitativo. De esta manera nuestra primera recomendación se enfoca en desarrollar relaciones con tus donantes desde un punto de vista equitativo y saludable. Es importante recordar que una vez un donante selecciona nuestro proyecto, ambas organizaciones se convierten en socias / cómplices de los objetivos que fueron aprobados. Cuando un donante es incluido como socio, este puede obtener un mayor número responsabilidades, pero más importante, puede aportar un mejor valor a nuestro proyecto.
2. Investigar, leer y entender la misión y objetivos de tus donantes.
En ocasiones puede que el donante o tu organización sientan que están hablando en idiomas muy diferentes y que incluso ni siquiera llegan a estar de acuerdo con los temas más sencillos.
¿Por qué nos cuesta comunicarnos claramente? Una de las razones es porque dentro de cada organización existe una “cultura organizacional’’, la cual define cómo se comunican los equipos, qué información se va a comunicar, en qué momento e incluso define sus procesos para tomar decisiones. Para poder entender mejor cómo funciona y en qué está pensando tu donante, es necesario ser proactivo, no esperes a que te expliquen cómo funciona una organización. Trata de entender la misión, objetivos y metodología de tus donantes, a través de la investigación y lectura. Revisa los detalles, incluyendo otros proyectos en los cuales ha participado esa organización. Identifica que los hace sentir orgullosos, así como características en común que tengan con el trabajo que tu organización realiza. El decir que ambos se dedican a mejorar la educación, no será suficiente para desarrollar una relación duradera.
3. Tener un entendimiento claro de las reglas.
Durante el proceso bajo el cual un donante selecciona y otorga financiamiento a un proyecto, se definen un conjunto detallado de reglas. Estas reglas abarcan el antes, durante y el después de un proyecto. Entre sus funciones principales se incluye, el asegurar que los fondos son utilizados correctamente y de la forma más eficiente.
Entender claramente las reglas desde un inicio, es un indicador muy valioso para los donantes. De esta manera, el evaluador es capaz de definir si la organización que aplica está dispuesta a ejecutar el proyecto de forma ordenada y está dispuesto a trabajar en sintonía con las expectativas de una organización externa. Una vez aprobado, esperamos que no esté de más, el decirte que leas a detalle todos los documentos que el donante entrega. Asegúrate de revisar qué está permitido, que no está permitido, que reportes debes entregar, cada cuanto, y si no está implícito, consulta con tu donante si existen formatos para los reportes que necesitan.
4. Saber preguntar.
¿Ya leíste y entendiste la misión y objetivos del donante? ¿Revisaste la convocatoria, el convenio y todos los documentos que te entregó el donante?
A Veces, cometemos el error de preguntar sin considerar que posiblemente ya tenemos acceso a la respuesta. Para ello, es necesario que te pongas en el lugar de tu donante. Cuando las preguntas se vuelven repetitivas o dan la impresión de que no estás leyendo las indicaciones de tu socio, esto puede deteriorar la relación o hacer sentir que ambos están perdiendo el tiempo. Si llevas años en procesos de aplicación, sabrás que es muy fácil para un donante identificar que organizaciones no leyeron las instrucciones correctamente o no entienden de qué trata la organización o convocatoria.
Una forma útil para saber preguntar, es indicar al donante que esfuerzo ya realizaste pero que aún necesitas ayuda. Por ejemplo: “he revisado la información en la página web y en el documento de convocatoria, pero no logro encontrar nada sobre… ¿me puedes ayudar a aclarar la siguiente duda?”. Esto le demuestra a tu socio que estás interesado, qué conoces los recursos y que activamente buscan soluciones.
5. Comunicación clara y constante.
El proceso de comunicación es algo que debe mantenerse de manera activa antes, durante y una vez termina el proyecto. Uno de los aspectos más importantes a considerar, es que la comunicación no solo incluye lo que está ocurriendo dentro del proyecto. Una comunicación clara y constante incluye todo el entorno de tu organización. Por ejemplo, compartir políticas o cambios organizacionales.
Entendemos que todos estamos muy ocupados y que el estar comunicando “demasiado” puede convertirse en tiempo que no se le brindó al proyecto. Es por ello, que te recomendamos diseñes y programes herramientas de comunicación eficaces. Por ejemplo, si tu organización trabaja con un número de donantes pequeño, calendariza una reunión o llamada telefónica, según lo consideres oportuno. Si tu organización trabaja con un número alto de donantes, diseña un formato de email, que incluya la información que te gustaría que los donantes conozcan; esto puede programarse cada 6 meses o una vez al año. Sin embargo, este es solo un ejemplo de lo que comunicación clara y constante significa, en la realidad incluye muchos más aspectos y como organización debes tener presente que siempre se puede mejorar.
6. Realizar un listado de actividades a considerar antes y después del proyecto para y con tus donantes.
Los listados o checklist son una herramienta bastante útil, que muchas veces pasa desapercibida, pero sabemos que puede facilitar los procesos y asegurar que nada quede fuera de consideración. Con el tiempo, elaborar checklist con tus donantes facilitará tu comprensión de los requisitos más comunes que un donante pueda tener, y también permitirá que tú puedas comunicar a tu donante de manera estandarizada que necesita de su organización.
Un ejemplo sencillo de que puede contener un checklist: i) al inicio del proyecto: formulario para depósitos bancario, instrucciones de tu banco para recibir depósitos internacionales, solicitar convenio firmado por ambas partes, solicitar formatos de informes narrativos y financieros, a lo interno contar con un presupuesto final firmado …
ii) durante el cierre del proyecto: entrega del informe final y confirmación de cierre del proyecto por escrito por parte del donante, encuesta de servicio al donante, ubicación del archivo final donde se guarda todo lo relacionado al proyecto, proceso de cierre de cuenta bancario cuando así se requiere, entre otros.
Como verás existen muchos detalles que puedes incluir en tu listado de apertura y cierre de proyectos, y estos mismos deben realizarse para facilitar las labores de tu organización y del donante.
7. Saber pedir apoyo no financiero.
Es importante recordar que los donantes son poderosos aliados y que sus habilidades pueden ir más allá de lo que abarca un solo proyecto o su capacidad financiera. Dentro de los errores más comunes que debes evitar como organización, está el menospreciar a tus aliados o perder el contacto con un donante cuando este ya no es capaz o no está dispuesto a continuar financiando uno de los proyectos.
En las relaciones duraderas, las alianzas van más allá de una donación anual, e incluyen el compartir conocimiento, el participar como expertos en algún evento de la organización, el colaborar con documentación relevante para tu campo de estudios, el prestar sus instalaciones para un evento... las opciones dependen de la creatividad de tu equipo y su capacidad de pedir ayuda cuando lo requieren. Un consejo para tener en cuenta, es que la ayuda en alianza puede y debe ser recíproca, de la misma forma en la que identificamos oportunidades no financieras para tu donante, identifica oportunidades no financieras en las cuales tu organización puede convertirse en un aliado codiciado entre los donantes.
En conclusión
Esperamos que estas ideas puedan mejorar tu capacidad de ver la relación con tus donatarios como algo que trasciende los proyectos. En Chance sabemos que existen aún más recomendaciones que puedes utilizar, así como habrá recomendaciones que te beneficien mejor que otras dependiendo de la madurez y el estilo de organización en la que te encuentres. Como conclusión, te invitamos a que sigas generando ideas creativas que permitan la colaboración y trabajo exitoso de los proyectos de desarrollo.
Comparte en los comentarios alguna otra idea que desees compartir con los lectores.
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